الاتصالات . . . وقضايا . . . المجتمع
أول الطريق إلى الحكمه هو أن نسمي الأشياء بأسمائها الحقيقية – وباب الاتصالات وقضايا المجتمع يلقي الأضواء علي تأثيرات تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات علي القضايا الاجتماعية والأمور العظيمة قادمة وتستحق أن نحيا ونموت مـن أجلها .
مالذى يقودنا نحو السقوط
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
(ماالذي يقودنا نحو السقوط)))))))))))))))))))))))) - الانسحاب من الحياة++++++++++- السلبية ( يا عم وأحنا مالنا – انعدام الإحساس بالخطر طالما لم يقترب من بعد ) .- " في الغرباء لا يشربون القهوة للكاتب المسرحي المبدع / محمود دياب – صاحب ليالي الحصاد وباب الفتوح وأرض لاتنبت الزهور . . يجلس رجل أمام بيته يقرأ في جريدة . . ولفت نظره عن بعد أشخاص يأخذون أبعاد ويقيسون الأراضي والمنازل المجاورة . . ويسأل نفسه عما يفعلون ولا يتوصل لشيء ولكنه أيضا لا يتحــــــرك من مقعده ولايهتم . . . . ويردد يا عم أحنا مالنا . . ويقترب الأغراب شئ فشئ حتى بداوا يأخذون أبعاد منزله . . ولا يتحرك ويدخلون البيت يقيسون الحجرات ويكتفي بأن يقول لهم اتفضلوا أشربوا قهوة . . ولكنهم لا يردون . . وشيئا فشيئا يقتربون منه . . ولا يتحرك . . حتى قذفوا به وبكرسيه وأستولوا علي الدار " .))++++- ضعف المشاركة مع المجموع+++- تغليب الاجندة الخاصة علي الأجندة العامة .+++- الانتهازية ( التضحية بالأهداف الأكبر من أجل الحصول علي مكسب صغير ) .- التضحية بالهدف الاستراتيجي من أجل هدف تكتيكي ( يذكر عن العرب أنهم أول من عرفوا الاستراتيجية . . فلقد كانت تعرف أيام الرومان بـ ستراتيجبوس وتعني تجييش الجيوش عن بعد بمعني أنهم في روما فكيف يجيدون توجيه الجيوش من بعد لضرب بلدان في آسيا مثلا . . ولكن عند العرب يذكر أن الخليفة عمر بن الخطاب رضي الله عنه كان يجلس مع معاوية بن أبي سفيان وعمرو بن العاص وكانوا يتبادلون أطراف الحديث عن كيفية مواجهتهم لمواقف حياتهم . . وقال عمرو بن العاص والله أنا ماد خلت في موقف ولا أخرج منه إلا عندما أريد . . في حين يقول معاوية بن أبي سفيان . . والله أنا ما دخلت في موقف وأردت الخروج منه أبدا . . لهذا أوقفت الأمور لعمرو بن العاص عند فتح مصر وبالنسبة لمعاوية فلقد أسس الدولة الأموية))))))))+++- عدم تصحيح الأخطاء .))++- التماهــي ( أي التلون أو الاختباء دائما))++- انعدام المبادرة .))++- انعدام الجرأة ))++- العزله وانعدام التواصل مع الآخرين ))++- تغييب الآخر والغرور ( وكأننا نقول يا أرض أتهدي ماعليكي قدي ))))))))))))))) .
(عدم إدارة عملية الفييد باك بالسلامة))))))))))))))))
الاجتماعات إحدى وسائل الاتصالات الإدارية الضرورية والهامة وتكفل عملية تنظيم العصف الذهني وينتج عنها مالم يكن للفرد منا الوصول إليه من نتائج بشأن فحص موضوع معين وإيجاد حلول له ++اللجان عبارة عن قنوات اتصال اكثر تنظيما للحوار فيما بين الإدارات المختلفة ويعضها ووسيلة فعالة لادارة شئون مجموعة كبيرة من العاملين مقسمون إلى تقسيمات متعددة ويهدفون لتحقيق هدف عام واحد .++هناك ضرورة لان يثبت كل مدير ومن خلال الممارسة أنه حريص علي مشاركة الأفراد وتوسيع دائرة اتخاذ القرار ووضع ضمانات للفييد باك علاوة علي تنشيطه .++جدول الأعمال الخاص بأي اجتماعات يجب توزيعه بفترة كافية علي العاملين المدعوون للاجتماع لضمان المشاركة الجيدة منهم ولايجب أن يجري عشوائيا ( تعالوا يا جماعة نجتمع النهارة ) وهذا بالطبع في الأحوال المعتادة – وتوزيعه بالبريد الإليكتروني علي المدعوين يفيد في السرعة علاوة علي استخدام الوسائل الحديثة في الاتصال .++يختلف التوقيع علي كشف حضور الاجتماع عن التوقيع علي محضر الاجتماع نفسه . . ويجب علي المدير إبداء الحرص الشديد علي تمكين العاملين من الاطلاع علي محضر الاجتماع بل وتشجيعهم علي إبداء الملاحظات ولتدعيم إجراء هذه العملية بالسرعة الكافية يمكن توزيع محضر الاجتماع فور كتابته بالبريد الإليكتروني المشاركين بالاجتماع واعطاء فرصة يوم أو يومين لإبداء الملاحظات بالبريد الإليكتروني ويتم تضمين هذه الملاحظات لمحضر الاجتماع وقدم نهائيا للمدير العام بالبوستة ويوزع صور من الصورة النهائية للمحضر بعد إضافة ملاحظات المشاركين بالبريد الإليكتروني .
(القفز فوق مرحلة البد\ائل الممكنة عند ادارة المواقف)))))))))))))))))))
تحليل الموقف الحالي ( تحديد أين نحن / SITUATION ANALYSIS ) +++تحديد إلى أين نريد أن نصل ( أي تحديد الهدف ) .+++تحديد كيفية الوصول ( تحديد البدائل المختلفة للوصول إلى تحقيق الهدف ) .
لتفكير في الوصول بأفضل الطرق ( اختيار أفضل البدائل ) .+++يجري تحديد أفضل البدائل قياسا علي أقصر الطرق ( اعتبار عامل الوقت ) ، واعتبار الجدوى الاقتصادية ( أي تكاليف المضي في هذا الطريق ) .+++مرحلة المتابعة والكنترول وتصحيح الانحرافات البسيطة .++++إعادة الدورة بعد تصحيح الانحرافات البسيطة ومعنا معطيات الدورة الأولى .++++ومن الخطورة ان لانرى ولانبحث في مرحلة طرح البدائل المختلفة والقفز علي مرحلة بحث البدائل يعني دبها كده وتيجي زي ماتيجي . . وهو يتناقض علي الإطلاق مع وصفها بإدارة الموقف بل ويختار البديل الأسوأ والتي لايمكن بحال من الأحوال أن يبدو أنه يري البدائل الأخرى نظرا لان الاختيار يكون سيئا بكل المقاييس ولما ينتج عنه من نتائج تزيد الأمور سوء .
(عدم اتباع الاساليب العلمية فى تحليل المشاكل وايجاد حلول سليمة لها)))))))))))))))))))))))
مقدمة : تطبيق أسلوب الاستبيانات لتوفير معلومات أولية عن أسباب المشاكل الجذرية الناشئة في أجواء العمل لتحليلها واستخلاص النتائج باستخدام أساليب الإدارة الحديثة وطبقا لمناهج عليمة في الاستقصاء والتحليل والاستنتاج وغالبا ماتخلص نتائج هذة الاستبيانات الى عدة نتائج مؤداها ان المشاكل الخاصة بالاتصالات والتغذية العكسية تأتى فى المقدمة تليها المشاكل الخاصة بإدارة أداء العاملين تليها المشاكل الخاصة بالتدريب وظروف العمل المناسبة تليها المشاكل الخاصة بفريق العمل تليها المشاكل الخاصة بالمتابعة والكنترول .
وهناك ضرورة للتركيز علي إيجاد حلول وباستمرار لما ينشأ من مشاكل بأجواء العمل وطبقا للترتيب الموضح بعالية لنوع المشاكل والتوجيه بأنها محور العمل الإداري . . .والدروس المستفادة من أخطاء الممارسة ::::إدارة أداء العاملين أثناء عمليات العمل ::::يجب تعويد العاملين علي الـ FEEDBACK الخاص بعمليات العمل والعمل علي تنظيمه .+++يجب تنظيم الأعمال وترسيخ مفاهيم العمل الجماعي والمنظم ++++يجب تقدير الموقف بسلامة فلا يجب مثلا التوبيخ في موقف يستحق جانب منه التقدير والإشادة والثناء مع بعض التوجيه الرشيد .++++يتضح من الممارسات من حولنا في أماكن مختلفة أن هناك طرق منبوذة في الإدارة لانحرافها عن الأغراض السليمة لها مثل :الإدارة. . وهذه الممارسات مخالفة في إطار علاقة العمل ويجب نفيها علي الإطلاق فليس بهذه الممارسات تتحقق أغراض الإدارة .-----الإدارة بالعصافير . . ويقصد بها تحويل بعض الأشخاص والمرؤوسين إلى مفتشين في نفوس الآخرين وناقلي لما في نفوسهم وأقوالهم وتصرفاتهم للسيد المدير الذي يعتمد في إدارته علي مثل هذه المعلومات وهنا يقع المدير في خطأ لاأخلاقي بالمرة وخطأ منهجي في الإدارة . . فبدلا من الاعتماد علي أساليب الـ FEEDBACK الموصوفة من قبل الإدارة العلمية والمنهجية كالاجتماعات والخطابات والتقارير واللجان وورش العمل والندوات وغيرها يفشل المدير في هذا وينمي الجوانب اللآ أخلاقية في إدارة الأعمال . . وتصحيح ذلك بالعودة لأساليب الإدارة الحديثة . +++++الإدارة بالماسينجرز ويقصد بها توصيل رسائل للمرؤوسين بطريق آخرين . . وهنا لا يضمن المدير كيفية توصيل الرسالة وهل ستسهم حقا في إدارة أداء العاملين .))))))))))))))أن عملية إدارة العاملين تفترض إسداء النصح وتصحيح الأداء ( COUCHING ) وهنا لابد من مراجعة عملية COUCHING وتطبيقها التطبيق السليم .++++كذلك يجب تدعيم روح التعاون وروح فريق العمل وأنها الحل اللازم والضروري والسليم لمشاكل كثيرة تطفو حاليا علي الســــــــطح ( مشكلة مشاركة أوسع قدر من العاملين في عملية التطوير التكنولوجي وطبقا للتوسع في المشروع التكنولوجي وما نريده هو أن نصل بالجميع ونحقق الأهداف بسلامة ، مشكلة توزيع الأعمال ، مشكلة المحافظة علي التخصص النوعي الفني ، المشاكل المحيطة بنا جميعا ويجب أن نواجهها جميعا وبوعي راقي ، مشكلة تطورنا جميعا نحو الأفضل ) .-**- أن غرض الإدارة السليمة هو أن نصل لتحقيق الأهداف وبسلامة وبأخلاقية
(الفهم الخاطئ للعمل باللجان)))))))))))))))))-------------- اللجان الخاصة بالعمل فى أبسط تعريف لها هى قنوات اتصال يتم من خلالها تنظيم الأتصالات بين الأعضاء الممثلين لجهات مختلفة { الإدارات مثلا } بحيث يجرى الاتصال بشأن الوجوه والجوانب المتعددة فى العمل وبدون هذا الاطار { اللجنة } أو هذا الشكل التنظيمى أما أن تنعزل الإدارات عن بعضها وتتقوقع على نفسها وتنعزل عـــن بقية الجسـم العام { وهناك أعراض كثيرة للعزله } أو يجرى الأتصال بشكل عشوائى وغير منتظم وهذا يدعــــــــم الفوضى والثرثره والحديث الغير المبنى على اساس دقيق وهذا بالطبع يؤثر فى الأعمال تأثيرات عديده وضارة .ويعد الخطأ الأبرز فى هذا الموضوع هو غياب الهدف العام { والهدف العام هنا هو عقد اجتماع اللجنة وانجاز الأعمــال
المطلوبه منها } وغياب الهدف العام بسبب وجود أهداف عديده فى دماغ كل فرد من اللجنة وهنا يحتاج الأمر لدور المدير الفاعــل
على توحيد جهود الأفراد وممارسة الهدف العام { وممارسة تعنى الاتصالات الجيدة - التوضيح لهذا الهدف العام
- الأدارة الجيدة للآداء - ابراز ضرورة التعاون والحاجة اليه لانجاز الأعمال } .كذلك يعد تقدير الأولويات طبقا لاسس مرجعية خارجة عن اولويات الافراد كالترتيب مع أحد من المديرين { خارجهم } ، { مشكلة فى الأستناد للشخصين فى تقدير الأمور وهذه ايضا
مشــاكل اتصال } يعنى مثلا لو كانوا سألونى كنت نصحت باولويات مختلفة-------- مراجعة المواقف وتحليلها يفيدنا جميعا فى تطوير أدائــنا . رب ضارة نافعه ويجب ان نتعاون جميعا فى تطوير أعمالنا . التعاون مطلوب على البر والتقوى وما فيه صالحنا وصالح الأعمال وليس على غيره أبدا .
(عدم الارتباط بجدول زمنى فى تنفيذ خطة عمل))))))))))))))))))))))----------- في حالة طلب اعداد خطة لتنفيذ ( مشروع ما )وفى كثير من الاحيان يغيب مفهوم الارتباط بجدول زمني ،( ترتيب للاوليات والاجــــراءات وكذلك يغيب أسناد المهمه أو الاجراء لشخص ما .)ولما كانت الخطة تعني :تحديد الاحتياجات ( أين نحن ) --تحديد المطلوب ( الي أين نريد أن نسير ؟ )--تحديد الاجراءات والبدائل وترتيبها ( كيف يمكن أن نصل للمطلوب )----ارتباط بجدول زمني وبجدوي اقتصادية وأقصر الطرق للوصول ( أختيار أفضل طرق الوصول )--بدء التنفيذ وأسناد المهام لاشخاص --عمل تغذية عكسية وتحليل نتائج كل مرحله---تصحيح الانحرافات البسيطة---المتابعة والكنترول---لذا من المهم شرح المفاهيم هذه يالاجتماعات ذلك في ادارة الاعمال وينطبق هذا علي أية مهام وأجراءات ( يجب أن تسند ويجب أن تتابع ويجب أن ترتبط بجدول زمني ) .يراعي كذلك التركيز في ايجاد التدريب المناسب مثل برنامج ادارة المشروعات أو أجراء التدريب الذاتي داخـــــليا أو قراءة تقارير مثل هارفارد بزنس رفيو .
(الخلط فى مفاهيم الالتزام والتطوع والحرية والمسئولية على ضوء معايير تقييم الاداء—انجاز لاهداف متنوعة—قدرات ومهارات متنوعة))
نظرا لما تلاحظ من أخطاء في الممارسة ناتجة من الخلط في المفاهيم بعالية . . وتوضيحا لها كنوع من تصحيـــــــــح الانحرافات البسيطة ضبطا للاداء في العمل . .الحرية هي موازنة بين الحقوق والواجبات وليس هناك حرية مطلقة وأنما هي دائما نسبية ولايعني أن يكـــــــون الانسان حرا أن يتخلص من التزاماته الفردية والجماعية والاجتماعية ونحن أحرار أن نكون كما نريــــــــد لو كنا لوحدنا أو في مكان مغلق أو منعزلين ولكننا لانستطيع أن نؤتي نفس الافعال في الاماكن العامه ووسط الناس .--الالتزام يعني الايجابية والمسئولية والبصيرة والسلامه وغيره يعتبر نوع من السلبية . . ولاينتج من عـــــــــــدم الالتزام اذا كان صفه غالبه لدي عدد كبير من البشر . . سوي أن لاتتحقق نتائج ما . . أن لامعني للعمــــــــــــــل الجماعي . . لامعني لتوظيف المهارات والقدرات الفردية في خدمة هدف عام وجماعي شئنا أم لم نشاء نوجد فيه وسط مناخ وبيئة عمل ومجتمع بالضرورة نوجد فيه ونعيش وسطه . التطوع يعني الاختيار الملتزم والمسئول والايجابية لتحقيق هدف عام وجماعي وطبقا لمفهوم MAZALO عــن تحقيق الذات بتطوع الفرد للاعمال الخيرية مثلا أو يكون رئيسا لجمعية أو نادي أو لجنة وليس بمفهوم الوظافـــه ولكن بمفهوم تحقيق الذات وهذا يأتي في المستوي الاخير بهرم MAZALO ( يراجع هذا المفهوم من تقاريــــر هارفارد بزنس رفيو . . وكمبردج . . وغيرها من مدارس الادارة ) .في ضوء مفهوم التطوع السابق بما يعني الالتزام يمكن تحقيق الاهداف وبغير مفهوم الالتزام لايتحقق شئ .
((عدم مراعاة اخطاء الممارسة فىادارة الموقف بالاتصالات الفعالةوادارة الوقت ووعدم تخطى مرحلة الرصد والتحليل الى تحقيق الاهداف))))))))))))))))))))) –حالات الشلل داخل المربع صفر ---أي موقف يحتاج أن يدار بطريقة سليمة لامكانية تحقيق نتائج وكثيرا ماسبق التوجيه بملاحظات علي الاداء بأن الادارة السليمة تشمل تحقيق الاهداف بأفضل توظيف يمكن للموارد والمهارات والامكانيات ويشمل تحليل ( أين نحن ) ( المربع صفر ) ثم تحديد الي أين نريد أن نسير ( أي الاهداف ) ثم تحديد أفضل الطرق للوصول بأعتبار الاقصر ( أخذ جانب الوقت في الاعتبار ) والجدوي الاقتصادية ( أخذ حسابات التكلفة في الاعتبار ) ثم أتخاذ الخطوات المناسبة للتنفيذ ثم عملية المتابعة والكنترول مع تصحيح الانحرافات البسيطة ولما يتلاحظ من حالات يكتفي فيها البعض بعدم التحرك من المربع صفر وبما يؤثر علي الفاعلية ولايستفاد بالكفاءة نتيجة عدم توظيفها التوظيف الصحيح ولهذا لزم تصحيح المفاهيم لادراك الممارسة السليمة .2- حالات سوء الاتصالات---مطلوب مراجعة من كافة رؤساء الاعمال عما قام به تجاه التوصيات التي خرجت بها الاجتماعات الخاصه بمناقشة الاستبيان عن مناخ العمل . . مطلوب مراجعة ماذا لو تقاعس الافراد أو ادارة ما عن حضور الاجتماعات واللجان . . كيف اذا يتم تنظيم الاتصالات الادارية الخاصه بشئون العمل مع الادارات الآخري وكيف يعلم هؤلاء الافراد بما يخص شئون العمل ، هل بطريقة الثرثرة مثلا ، وماهو الضمان لوصول معلومات العمل بشكل سليم وغير مغلوط في حالة عدم المشاركة في الشكل الاكثر تنظيما للاتصالات فيما بين أفراد العمل .الفرد والمجموع يلعبان ادوارا متبادلة في تطوير كل منهما الآخر . . مطلوب مراجعة ماذا لو أختل تبادل التأثير والتأثر فيما بين الفرد والمجموع .----3- حالات الخلط بين الالتزام بوقت وضغوط العمل--مطلوب مراجعة ماذا لو لم نلتزم بوقت محدد لانجاز مهام محدده وماهو معني عدم الالتزام بوقت في اداء الاعمال .--مطلوب مراجعة المعني وراء اللجوء لوصف الالتزام بوقت لاداء المهام بأنه ضغوط وأزالة الالتباس في المفهوم بين ضغوط العمل التي تنشأ من عدم التنظيم والتخطيط لانجاز مهمه ما ، الضغوط التي تنشأ من سوء الاتصالات واداءه بشكل عصبي ، الضغوط التي تنشأ من عدم القدرة علي تجاوز المربع صفر وبالتالي تراكم المشاكل بدون ممارسة حلول سليمة لها . . مطلوب مراجعة دقيقة لكل مايقع تحت مفهوم ضغوط العمل وبين الالتزام بوقت وتنظيم الاعمال بين ضغوط العمل وبين الالتزام بوقت وتنظيم للاعمال .
((((ممارسة ادارة الاجتماعات بطريقة خاطئة)))))))))))))))))))))))))
-عدم الاعداد الجيد للاجتماعات .وهذا يعني عدم تطبيق خطوات العملية الادارية المعروفة والمنهجية .
1-1- أين نحن ( توصيف الموضوع بدقة - أتاحة الفرصة للمشاركين بالاجتماع لعرض وجهة نظرهم - تجميع النظرات الجزئيه مــــــــــــــن المشاركين - صياغة نظرة أجمالية تعبر عن المشاركين بالاجتماع ) . . وهذا مثل مناقشة موضوع ما بالاجتماعات المختلفة ، كل واحد عرض وجهة نظره . . ولكن لاغير ذلك في الاجتماع . . مثلا قد تكون نظرة ذاتية . . ولم يجري التعليق عليها . . ولم يجري استكمال العملية الادارية .1-2- الي أين نريد أن نصل ( لو طبقنا ذلك علي موضوع ما مثلا . . نريد أن نصل الي صياغة معايير سليمة وجيدة لايشوبه العوار ) .1-3- كيف يمكن الوصول الي ذلك ( لو طبقنا علي موضوع ما . . نصل الي ذلك بأعداد ورقة تعبر عن المعايير المقترحة من جانب المجتمعين وترفع لاجتماع مديري الادارات لاقرار ماهو ايجابي من كافة الادارات . . أو قد يكون هناك أقتراح آخر فطريق الوصول للهدف ليس وحيدا .--1-4- بدء عملية التنفيذ ( أي أجراء عملية التنفيذ طبقا للمعايير الايجابية الصادرة من اجتماعات الادارات والتي تم أقرارها بأجتماع الادارة العامة والتي سبق التوجيه بضرورة أن يستند التنفيذ علي عناصر تقييم الاداء والمتضمنة تحقيق الأهداف وتوظيف المهارات ) .1-5- المتابعة والكنترول وتصحيح الأنحرافات البسيطة ( قد تحدث أخطاء وقد يكتشف أثناء الممارسة أن هناك أنحرافات . . لذا يجـــــــــب تصحيحها أولا بأول ) .2- بدلا من أجراء حوار متبادل بالاجتماعات يجري الحوار من طرف واحد ايا كان ، مدير الاجتماع أو المشاركين .3- عدم الخروج بنتيجة محددة وسليمة .4- أن تكون محل المناقشة بالاجتماع ليست علي المستوي المناسب للمجتمعين .5- أن لايحول الاجتماع الي قاعدة مصطبة أو مكلمة . . والفيصل هنا أحنا طلعنا بأيه من الاجتماع .
6- عدم دقة صياغة الموضوع تحت المناقشة ( أين نحن ) . 7- غياب الهدف والتوهان .8- الحفاظ علي الشكل ( مجرد الحضور دون المضمون ) .9- اللجوء ( للفبركة ) في أعداد محضر الاجتماع .10- عدم الاهتمام بمهارات ادارة الاجتماعات ( عدم ثقل المعرفة النظرية - عدم قراءة حالات ادارية ذات الصلة بالموضوع - عدم البحث في الانترنت علي أوراق ذات الصلة بالموضوع - . . . ) .11- عدم الانفتاح علي الآخر والانغلاق علي رؤي ذاتية .12- ممارسة الحوار والتواصل مع الآخر بعصبية وتشبث بالاراء الذاتية .13- عدم أدراك مغزي أننا نتعلم من ممارستنا ومن بعضنا .
)) تحسين نظام التقارير للقضاء علي بعض أخطاء الممارسة))))))))))))))))))))))
يؤدى التشوش فى بعض المفاهيم التالية الى اخطاء فى الممارسة---- مفهوم المشاركة مايزال مشوش لدي البعض
1-1- هناك مفاهيم أساسية يجب توضيحها حتي يمحي التشوش لدي البعض فالممارسة في ظل هذا التشوش ضارة وحدثت مشاكل
ومتكررة نتيجة هذا التشوش .المشاركة لاتتعارض مع دور الفرد .توسيع المشاركة باستدعاء المعنيين يدعم سلامة الوصول للهدف .الفرد له دور والمجموعة لها دور وكل منهما لايلغي الآخر .-------2- مفهوم فريق العمل مايزال مشوشا لدي البعض::- هناك مفاهيم أساسية يجب توضيحها خاصه بموضوع فريق العمل .----- سلامة وصحه المفهوم تؤدي الي ممارسة سليمة وسط المجموعة .- هدف فريق العمل تحقيق سلامة الوصول للهدف بتوظيف طاقات الافراد في ألاتجاه الصحيح .----3- عدم الالتزام باجراءات وخطوات العملية الادارية السليمة----التوصيف الدقيق ( أين نحن ) / الي أين نريد أن نصل ( الهدف ) / الطرق المختلفة للوصول اليه / أختبار أقصر الطرق من حيث الوقت والتكاليف / المتابعة والكنترول / تصحيح الانحرافات البسيطة / قياس النتائج بمعايير كميه .-----تلاحظ أنه عند التخطيط لازالة اعطال غير تقليدية أنه في بعض الحالات لاتطبق خطوات العملية الادارية الموصوفة بالبند السابق ولهذا قد تنشأ بعض المواقف الغير متوقعة والغير محسوبة قبلا ويجب تجنب هذا في اعمالنا بوجه عام بأخضاع العمليات للنظام والمنطق والترتيب وحسابات المخاطر والمشاركة وفريق العمل والادارة .-------عدم دقة التقارير----------القرارات هي عبارة عن عملية بروسيسنج للمعلومات وتقوم القرارات السليمة علي معلومات وتقارير سليمة وفي حالة عدم مراعاة دقــــــة التقارير يؤدي ذلك الي مشاكل أكبر لذا يجب الحرص الشديد والفائق في الدقة للمعلومات والتقارير . ------------5- الخلط بين مفهوم حرية الفرد وأخذ فرصه الممارسة بمفرده وبين أن أخطار الاداره بتقرير سليم وفي الميعاد المناسب سوف يضر بحريته هذه وحقيقة الامر أنه لايتعارض بل أن الادارة تدعم خد فرصتك كامله مع التصرف بمسئولية ومشاركة الآخرين ودقة التقارير والحـــــــرص الشديد .-----------6- قصور اساليب المتابعة والكنترول::::يجب أن ينتهي يوم عملنا المعتاد والكل مطمئن للموقف ويجب أن يساهم كل فرد منا في هذا الاطمئنان والسلامه - لذا يجب مراجعة اســــاليب الكنترول والمتابعة وتكون واضحة أمامنا حتي يمكن تطبيقها وكذلك الهدف منها واضح وهو ضمان السلامة والتحسين المستمر لادائنا ويجب تعميم الوسائل التي تتخذ في هذا الشأن .
(((((((((اخطاء فى ادارة الاتصالات)))))))))))))
- دروس مستفادة لادارة اداء العاملين طبقا لمفاهيم وأسس الادارة العلمية :
- المدير لايعمل طبقا للاهواء ( فهي قد تختلف أو تتعارض فيما بين الافراد ) ولكن يعمل طبقا لمفاهيم وأسس الادارة والعلمية تحديدا . . . وعلــي سبيل المثال هناك حالات جاءت أهواء البعض للتملص من الالتزام بوقت لاداء الاعمال ( وهذا طبقا لمفاهيم وأســـــــــس الادارة ) ترددت كلمة أن هناك ضغوط ونتج عن السير خلف هذه الاهواء عدم وجود نتائج ملموسة لهذه الاعمال . . . ولذا يجــــب الحذر من الادارة طبقـا للاهــواء ومراجعة ادارة الاداء لتحقيق النتائج من العملية الادارية .
- هناك حالات نزاعات وسلوكيات خاطئة من البعض نتيجة الفهم الخاطئ لموضوع التغذية العكسية . . فالتغذية العكسية هي وســـيلة كنترول ونظام والتزام لتدعيم أتخاذ القرار . . وهي ليست نزاع علي الحقوق ولاتلغي مستويات الاطلاع علي المعلومات ولاتلغـــــي الفارق بين أن يكون هناك رأي وبين تنفيذ ذلك الرأي فكل منهما له آلية لممارستة . . ابداء الرأي له ألية وتنفيذ الرأي له آليــــــــة أخري وتوفير المناخ الملائم لابداء الرأي يعني ممارسته بحرية والحرية تختلف عن الفوضي فالحرية التزام ونظام والفوضي خـلاف ذلك . . لذلك يجب العمل علي توضيح المفاهيم الصحيحة حتي نطلب من الناس ممارسات صحيحة ويجب علي الناس ايضا الحـــذر والعناية من أنه ربما أن نكون مخطيئن .
- تطبيق المبادئ السليمة لايجب أن يخل بالتنظيم للاعمال ولايجب أن تحل محلها العشوائية بمعني الايسمح بالعشوائية أو تبريرهـــــا بدعوي تطبيق مبدأ سليم . . وهذا توجيه سليم علي العموم بدون أبداء أمثلة حتي لايثير خلط في الاذهان وأن كانت هناك أمثلــــــة موجودة .
2- دروس مستفادة لادارة الاتصالات بفاعلية طبقا لمفاهيم وأسس الادارة العلمية :
هناك حالات تطول بها دائرة الاتصالات وبأسباب مختلفة ، منها عدم أجراء اتصال فعال مع الاطراف المعنية واستكمال حد المعرفـة اللازمة لنهو الموضوع علي الوجه الاكمل ويظل الموضوع دائرا ( رايح جاي ) دون تحقيق الهدف المطلوب وهو الاعداد الجيد قدر الامكان للموضوع .يؤدي ابداء تعليقات لامبرر لها ولاتخدم الموضوع الرئيسي اثناء الاجتماعات الي أحداث خلط في المعاني المقصودة من وراء ابداء مثل هذه التعليقات طبقا لحالة الافراد المشاركين في الاجتماع ومدي تقبلهم للتعليق من عدمه ويؤدي ذلك لحدوث مشاكل جانبيـــــة لامبرر لها وتطول دائرة الاتصال في معالجتها وطبقا لمفهوم ادارة الوقت وادارة الاتصالات يقتضي ذلك حظر ابداء تعليقات لامـبرر لها ولاتخدم الموضوع الرئيسي وعلينا جميعا أن نستفيد من الحوادث المشابهة " أليس من الافضل وبعد مانتج من أنشغال جانبــي وخلافات جانبية . . ألم يكن من الافضل عدم الخوض في هذا الاتجــــاه ومسك اللسان "
عمليات التحسين المطلوبة بداية بالامور البسيطة اليومية التي تصادفنا وأستخلاص دروس مستفادة منها تعمل علي تصحيح الانحرافـــــــات البسيطة ويجب ربط ممارساتنا بالاحداث العملية الجارية من حولنا والامور البسيطة هذه عبارة عن مظاهر لمشاكل جذرية يجب ادراكهــــــــا وتحليلها والعمل عليها ايضا .
أول الطريق إلى الحكمه هو أن نسمي الأشياء بأسمائها الحقيقية – وباب الاتصالات وقضايا المجتمع يلقي الأضواء علي تأثيرات تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات علي القضايا الاجتماعية والأمور العظيمة قادمة وتستحق أن نحيا ونموت مـن أجلها .
مالذى يقودنا نحو السقوط
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
(ماالذي يقودنا نحو السقوط)))))))))))))))))))))))) - الانسحاب من الحياة++++++++++- السلبية ( يا عم وأحنا مالنا – انعدام الإحساس بالخطر طالما لم يقترب من بعد ) .- " في الغرباء لا يشربون القهوة للكاتب المسرحي المبدع / محمود دياب – صاحب ليالي الحصاد وباب الفتوح وأرض لاتنبت الزهور . . يجلس رجل أمام بيته يقرأ في جريدة . . ولفت نظره عن بعد أشخاص يأخذون أبعاد ويقيسون الأراضي والمنازل المجاورة . . ويسأل نفسه عما يفعلون ولا يتوصل لشيء ولكنه أيضا لا يتحــــــرك من مقعده ولايهتم . . . . ويردد يا عم أحنا مالنا . . ويقترب الأغراب شئ فشئ حتى بداوا يأخذون أبعاد منزله . . ولا يتحرك ويدخلون البيت يقيسون الحجرات ويكتفي بأن يقول لهم اتفضلوا أشربوا قهوة . . ولكنهم لا يردون . . وشيئا فشيئا يقتربون منه . . ولا يتحرك . . حتى قذفوا به وبكرسيه وأستولوا علي الدار " .))++++- ضعف المشاركة مع المجموع+++- تغليب الاجندة الخاصة علي الأجندة العامة .+++- الانتهازية ( التضحية بالأهداف الأكبر من أجل الحصول علي مكسب صغير ) .- التضحية بالهدف الاستراتيجي من أجل هدف تكتيكي ( يذكر عن العرب أنهم أول من عرفوا الاستراتيجية . . فلقد كانت تعرف أيام الرومان بـ ستراتيجبوس وتعني تجييش الجيوش عن بعد بمعني أنهم في روما فكيف يجيدون توجيه الجيوش من بعد لضرب بلدان في آسيا مثلا . . ولكن عند العرب يذكر أن الخليفة عمر بن الخطاب رضي الله عنه كان يجلس مع معاوية بن أبي سفيان وعمرو بن العاص وكانوا يتبادلون أطراف الحديث عن كيفية مواجهتهم لمواقف حياتهم . . وقال عمرو بن العاص والله أنا ماد خلت في موقف ولا أخرج منه إلا عندما أريد . . في حين يقول معاوية بن أبي سفيان . . والله أنا ما دخلت في موقف وأردت الخروج منه أبدا . . لهذا أوقفت الأمور لعمرو بن العاص عند فتح مصر وبالنسبة لمعاوية فلقد أسس الدولة الأموية))))))))+++- عدم تصحيح الأخطاء .))++- التماهــي ( أي التلون أو الاختباء دائما))++- انعدام المبادرة .))++- انعدام الجرأة ))++- العزله وانعدام التواصل مع الآخرين ))++- تغييب الآخر والغرور ( وكأننا نقول يا أرض أتهدي ماعليكي قدي ))))))))))))))) .
(عدم إدارة عملية الفييد باك بالسلامة))))))))))))))))
الاجتماعات إحدى وسائل الاتصالات الإدارية الضرورية والهامة وتكفل عملية تنظيم العصف الذهني وينتج عنها مالم يكن للفرد منا الوصول إليه من نتائج بشأن فحص موضوع معين وإيجاد حلول له ++اللجان عبارة عن قنوات اتصال اكثر تنظيما للحوار فيما بين الإدارات المختلفة ويعضها ووسيلة فعالة لادارة شئون مجموعة كبيرة من العاملين مقسمون إلى تقسيمات متعددة ويهدفون لتحقيق هدف عام واحد .++هناك ضرورة لان يثبت كل مدير ومن خلال الممارسة أنه حريص علي مشاركة الأفراد وتوسيع دائرة اتخاذ القرار ووضع ضمانات للفييد باك علاوة علي تنشيطه .++جدول الأعمال الخاص بأي اجتماعات يجب توزيعه بفترة كافية علي العاملين المدعوون للاجتماع لضمان المشاركة الجيدة منهم ولايجب أن يجري عشوائيا ( تعالوا يا جماعة نجتمع النهارة ) وهذا بالطبع في الأحوال المعتادة – وتوزيعه بالبريد الإليكتروني علي المدعوين يفيد في السرعة علاوة علي استخدام الوسائل الحديثة في الاتصال .++يختلف التوقيع علي كشف حضور الاجتماع عن التوقيع علي محضر الاجتماع نفسه . . ويجب علي المدير إبداء الحرص الشديد علي تمكين العاملين من الاطلاع علي محضر الاجتماع بل وتشجيعهم علي إبداء الملاحظات ولتدعيم إجراء هذه العملية بالسرعة الكافية يمكن توزيع محضر الاجتماع فور كتابته بالبريد الإليكتروني المشاركين بالاجتماع واعطاء فرصة يوم أو يومين لإبداء الملاحظات بالبريد الإليكتروني ويتم تضمين هذه الملاحظات لمحضر الاجتماع وقدم نهائيا للمدير العام بالبوستة ويوزع صور من الصورة النهائية للمحضر بعد إضافة ملاحظات المشاركين بالبريد الإليكتروني .
(القفز فوق مرحلة البد\ائل الممكنة عند ادارة المواقف)))))))))))))))))))
تحليل الموقف الحالي ( تحديد أين نحن / SITUATION ANALYSIS ) +++تحديد إلى أين نريد أن نصل ( أي تحديد الهدف ) .+++تحديد كيفية الوصول ( تحديد البدائل المختلفة للوصول إلى تحقيق الهدف ) .
لتفكير في الوصول بأفضل الطرق ( اختيار أفضل البدائل ) .+++يجري تحديد أفضل البدائل قياسا علي أقصر الطرق ( اعتبار عامل الوقت ) ، واعتبار الجدوى الاقتصادية ( أي تكاليف المضي في هذا الطريق ) .+++مرحلة المتابعة والكنترول وتصحيح الانحرافات البسيطة .++++إعادة الدورة بعد تصحيح الانحرافات البسيطة ومعنا معطيات الدورة الأولى .++++ومن الخطورة ان لانرى ولانبحث في مرحلة طرح البدائل المختلفة والقفز علي مرحلة بحث البدائل يعني دبها كده وتيجي زي ماتيجي . . وهو يتناقض علي الإطلاق مع وصفها بإدارة الموقف بل ويختار البديل الأسوأ والتي لايمكن بحال من الأحوال أن يبدو أنه يري البدائل الأخرى نظرا لان الاختيار يكون سيئا بكل المقاييس ولما ينتج عنه من نتائج تزيد الأمور سوء .
(عدم اتباع الاساليب العلمية فى تحليل المشاكل وايجاد حلول سليمة لها)))))))))))))))))))))))
مقدمة : تطبيق أسلوب الاستبيانات لتوفير معلومات أولية عن أسباب المشاكل الجذرية الناشئة في أجواء العمل لتحليلها واستخلاص النتائج باستخدام أساليب الإدارة الحديثة وطبقا لمناهج عليمة في الاستقصاء والتحليل والاستنتاج وغالبا ماتخلص نتائج هذة الاستبيانات الى عدة نتائج مؤداها ان المشاكل الخاصة بالاتصالات والتغذية العكسية تأتى فى المقدمة تليها المشاكل الخاصة بإدارة أداء العاملين تليها المشاكل الخاصة بالتدريب وظروف العمل المناسبة تليها المشاكل الخاصة بفريق العمل تليها المشاكل الخاصة بالمتابعة والكنترول .
وهناك ضرورة للتركيز علي إيجاد حلول وباستمرار لما ينشأ من مشاكل بأجواء العمل وطبقا للترتيب الموضح بعالية لنوع المشاكل والتوجيه بأنها محور العمل الإداري . . .والدروس المستفادة من أخطاء الممارسة ::::إدارة أداء العاملين أثناء عمليات العمل ::::يجب تعويد العاملين علي الـ FEEDBACK الخاص بعمليات العمل والعمل علي تنظيمه .+++يجب تنظيم الأعمال وترسيخ مفاهيم العمل الجماعي والمنظم ++++يجب تقدير الموقف بسلامة فلا يجب مثلا التوبيخ في موقف يستحق جانب منه التقدير والإشادة والثناء مع بعض التوجيه الرشيد .++++يتضح من الممارسات من حولنا في أماكن مختلفة أن هناك طرق منبوذة في الإدارة لانحرافها عن الأغراض السليمة لها مثل :الإدارة. . وهذه الممارسات مخالفة في إطار علاقة العمل ويجب نفيها علي الإطلاق فليس بهذه الممارسات تتحقق أغراض الإدارة .-----الإدارة بالعصافير . . ويقصد بها تحويل بعض الأشخاص والمرؤوسين إلى مفتشين في نفوس الآخرين وناقلي لما في نفوسهم وأقوالهم وتصرفاتهم للسيد المدير الذي يعتمد في إدارته علي مثل هذه المعلومات وهنا يقع المدير في خطأ لاأخلاقي بالمرة وخطأ منهجي في الإدارة . . فبدلا من الاعتماد علي أساليب الـ FEEDBACK الموصوفة من قبل الإدارة العلمية والمنهجية كالاجتماعات والخطابات والتقارير واللجان وورش العمل والندوات وغيرها يفشل المدير في هذا وينمي الجوانب اللآ أخلاقية في إدارة الأعمال . . وتصحيح ذلك بالعودة لأساليب الإدارة الحديثة . +++++الإدارة بالماسينجرز ويقصد بها توصيل رسائل للمرؤوسين بطريق آخرين . . وهنا لا يضمن المدير كيفية توصيل الرسالة وهل ستسهم حقا في إدارة أداء العاملين .))))))))))))))أن عملية إدارة العاملين تفترض إسداء النصح وتصحيح الأداء ( COUCHING ) وهنا لابد من مراجعة عملية COUCHING وتطبيقها التطبيق السليم .++++كذلك يجب تدعيم روح التعاون وروح فريق العمل وأنها الحل اللازم والضروري والسليم لمشاكل كثيرة تطفو حاليا علي الســــــــطح ( مشكلة مشاركة أوسع قدر من العاملين في عملية التطوير التكنولوجي وطبقا للتوسع في المشروع التكنولوجي وما نريده هو أن نصل بالجميع ونحقق الأهداف بسلامة ، مشكلة توزيع الأعمال ، مشكلة المحافظة علي التخصص النوعي الفني ، المشاكل المحيطة بنا جميعا ويجب أن نواجهها جميعا وبوعي راقي ، مشكلة تطورنا جميعا نحو الأفضل ) .-**- أن غرض الإدارة السليمة هو أن نصل لتحقيق الأهداف وبسلامة وبأخلاقية
(الفهم الخاطئ للعمل باللجان)))))))))))))))))-------------- اللجان الخاصة بالعمل فى أبسط تعريف لها هى قنوات اتصال يتم من خلالها تنظيم الأتصالات بين الأعضاء الممثلين لجهات مختلفة { الإدارات مثلا } بحيث يجرى الاتصال بشأن الوجوه والجوانب المتعددة فى العمل وبدون هذا الاطار { اللجنة } أو هذا الشكل التنظيمى أما أن تنعزل الإدارات عن بعضها وتتقوقع على نفسها وتنعزل عـــن بقية الجسـم العام { وهناك أعراض كثيرة للعزله } أو يجرى الأتصال بشكل عشوائى وغير منتظم وهذا يدعــــــــم الفوضى والثرثره والحديث الغير المبنى على اساس دقيق وهذا بالطبع يؤثر فى الأعمال تأثيرات عديده وضارة .ويعد الخطأ الأبرز فى هذا الموضوع هو غياب الهدف العام { والهدف العام هنا هو عقد اجتماع اللجنة وانجاز الأعمــال
المطلوبه منها } وغياب الهدف العام بسبب وجود أهداف عديده فى دماغ كل فرد من اللجنة وهنا يحتاج الأمر لدور المدير الفاعــل
على توحيد جهود الأفراد وممارسة الهدف العام { وممارسة تعنى الاتصالات الجيدة - التوضيح لهذا الهدف العام
- الأدارة الجيدة للآداء - ابراز ضرورة التعاون والحاجة اليه لانجاز الأعمال } .كذلك يعد تقدير الأولويات طبقا لاسس مرجعية خارجة عن اولويات الافراد كالترتيب مع أحد من المديرين { خارجهم } ، { مشكلة فى الأستناد للشخصين فى تقدير الأمور وهذه ايضا
مشــاكل اتصال } يعنى مثلا لو كانوا سألونى كنت نصحت باولويات مختلفة-------- مراجعة المواقف وتحليلها يفيدنا جميعا فى تطوير أدائــنا . رب ضارة نافعه ويجب ان نتعاون جميعا فى تطوير أعمالنا . التعاون مطلوب على البر والتقوى وما فيه صالحنا وصالح الأعمال وليس على غيره أبدا .
(عدم الارتباط بجدول زمنى فى تنفيذ خطة عمل))))))))))))))))))))))----------- في حالة طلب اعداد خطة لتنفيذ ( مشروع ما )وفى كثير من الاحيان يغيب مفهوم الارتباط بجدول زمني ،( ترتيب للاوليات والاجــــراءات وكذلك يغيب أسناد المهمه أو الاجراء لشخص ما .)ولما كانت الخطة تعني :تحديد الاحتياجات ( أين نحن ) --تحديد المطلوب ( الي أين نريد أن نسير ؟ )--تحديد الاجراءات والبدائل وترتيبها ( كيف يمكن أن نصل للمطلوب )----ارتباط بجدول زمني وبجدوي اقتصادية وأقصر الطرق للوصول ( أختيار أفضل طرق الوصول )--بدء التنفيذ وأسناد المهام لاشخاص --عمل تغذية عكسية وتحليل نتائج كل مرحله---تصحيح الانحرافات البسيطة---المتابعة والكنترول---لذا من المهم شرح المفاهيم هذه يالاجتماعات ذلك في ادارة الاعمال وينطبق هذا علي أية مهام وأجراءات ( يجب أن تسند ويجب أن تتابع ويجب أن ترتبط بجدول زمني ) .يراعي كذلك التركيز في ايجاد التدريب المناسب مثل برنامج ادارة المشروعات أو أجراء التدريب الذاتي داخـــــليا أو قراءة تقارير مثل هارفارد بزنس رفيو .
(الخلط فى مفاهيم الالتزام والتطوع والحرية والمسئولية على ضوء معايير تقييم الاداء—انجاز لاهداف متنوعة—قدرات ومهارات متنوعة))
نظرا لما تلاحظ من أخطاء في الممارسة ناتجة من الخلط في المفاهيم بعالية . . وتوضيحا لها كنوع من تصحيـــــــــح الانحرافات البسيطة ضبطا للاداء في العمل . .الحرية هي موازنة بين الحقوق والواجبات وليس هناك حرية مطلقة وأنما هي دائما نسبية ولايعني أن يكـــــــون الانسان حرا أن يتخلص من التزاماته الفردية والجماعية والاجتماعية ونحن أحرار أن نكون كما نريــــــــد لو كنا لوحدنا أو في مكان مغلق أو منعزلين ولكننا لانستطيع أن نؤتي نفس الافعال في الاماكن العامه ووسط الناس .--الالتزام يعني الايجابية والمسئولية والبصيرة والسلامه وغيره يعتبر نوع من السلبية . . ولاينتج من عـــــــــــدم الالتزام اذا كان صفه غالبه لدي عدد كبير من البشر . . سوي أن لاتتحقق نتائج ما . . أن لامعني للعمــــــــــــــل الجماعي . . لامعني لتوظيف المهارات والقدرات الفردية في خدمة هدف عام وجماعي شئنا أم لم نشاء نوجد فيه وسط مناخ وبيئة عمل ومجتمع بالضرورة نوجد فيه ونعيش وسطه . التطوع يعني الاختيار الملتزم والمسئول والايجابية لتحقيق هدف عام وجماعي وطبقا لمفهوم MAZALO عــن تحقيق الذات بتطوع الفرد للاعمال الخيرية مثلا أو يكون رئيسا لجمعية أو نادي أو لجنة وليس بمفهوم الوظافـــه ولكن بمفهوم تحقيق الذات وهذا يأتي في المستوي الاخير بهرم MAZALO ( يراجع هذا المفهوم من تقاريــــر هارفارد بزنس رفيو . . وكمبردج . . وغيرها من مدارس الادارة ) .في ضوء مفهوم التطوع السابق بما يعني الالتزام يمكن تحقيق الاهداف وبغير مفهوم الالتزام لايتحقق شئ .
((عدم مراعاة اخطاء الممارسة فىادارة الموقف بالاتصالات الفعالةوادارة الوقت ووعدم تخطى مرحلة الرصد والتحليل الى تحقيق الاهداف))))))))))))))))))))) –حالات الشلل داخل المربع صفر ---أي موقف يحتاج أن يدار بطريقة سليمة لامكانية تحقيق نتائج وكثيرا ماسبق التوجيه بملاحظات علي الاداء بأن الادارة السليمة تشمل تحقيق الاهداف بأفضل توظيف يمكن للموارد والمهارات والامكانيات ويشمل تحليل ( أين نحن ) ( المربع صفر ) ثم تحديد الي أين نريد أن نسير ( أي الاهداف ) ثم تحديد أفضل الطرق للوصول بأعتبار الاقصر ( أخذ جانب الوقت في الاعتبار ) والجدوي الاقتصادية ( أخذ حسابات التكلفة في الاعتبار ) ثم أتخاذ الخطوات المناسبة للتنفيذ ثم عملية المتابعة والكنترول مع تصحيح الانحرافات البسيطة ولما يتلاحظ من حالات يكتفي فيها البعض بعدم التحرك من المربع صفر وبما يؤثر علي الفاعلية ولايستفاد بالكفاءة نتيجة عدم توظيفها التوظيف الصحيح ولهذا لزم تصحيح المفاهيم لادراك الممارسة السليمة .2- حالات سوء الاتصالات---مطلوب مراجعة من كافة رؤساء الاعمال عما قام به تجاه التوصيات التي خرجت بها الاجتماعات الخاصه بمناقشة الاستبيان عن مناخ العمل . . مطلوب مراجعة ماذا لو تقاعس الافراد أو ادارة ما عن حضور الاجتماعات واللجان . . كيف اذا يتم تنظيم الاتصالات الادارية الخاصه بشئون العمل مع الادارات الآخري وكيف يعلم هؤلاء الافراد بما يخص شئون العمل ، هل بطريقة الثرثرة مثلا ، وماهو الضمان لوصول معلومات العمل بشكل سليم وغير مغلوط في حالة عدم المشاركة في الشكل الاكثر تنظيما للاتصالات فيما بين أفراد العمل .الفرد والمجموع يلعبان ادوارا متبادلة في تطوير كل منهما الآخر . . مطلوب مراجعة ماذا لو أختل تبادل التأثير والتأثر فيما بين الفرد والمجموع .----3- حالات الخلط بين الالتزام بوقت وضغوط العمل--مطلوب مراجعة ماذا لو لم نلتزم بوقت محدد لانجاز مهام محدده وماهو معني عدم الالتزام بوقت في اداء الاعمال .--مطلوب مراجعة المعني وراء اللجوء لوصف الالتزام بوقت لاداء المهام بأنه ضغوط وأزالة الالتباس في المفهوم بين ضغوط العمل التي تنشأ من عدم التنظيم والتخطيط لانجاز مهمه ما ، الضغوط التي تنشأ من سوء الاتصالات واداءه بشكل عصبي ، الضغوط التي تنشأ من عدم القدرة علي تجاوز المربع صفر وبالتالي تراكم المشاكل بدون ممارسة حلول سليمة لها . . مطلوب مراجعة دقيقة لكل مايقع تحت مفهوم ضغوط العمل وبين الالتزام بوقت وتنظيم الاعمال بين ضغوط العمل وبين الالتزام بوقت وتنظيم للاعمال .
((((ممارسة ادارة الاجتماعات بطريقة خاطئة)))))))))))))))))))))))))
-عدم الاعداد الجيد للاجتماعات .وهذا يعني عدم تطبيق خطوات العملية الادارية المعروفة والمنهجية .
1-1- أين نحن ( توصيف الموضوع بدقة - أتاحة الفرصة للمشاركين بالاجتماع لعرض وجهة نظرهم - تجميع النظرات الجزئيه مــــــــــــــن المشاركين - صياغة نظرة أجمالية تعبر عن المشاركين بالاجتماع ) . . وهذا مثل مناقشة موضوع ما بالاجتماعات المختلفة ، كل واحد عرض وجهة نظره . . ولكن لاغير ذلك في الاجتماع . . مثلا قد تكون نظرة ذاتية . . ولم يجري التعليق عليها . . ولم يجري استكمال العملية الادارية .1-2- الي أين نريد أن نصل ( لو طبقنا ذلك علي موضوع ما مثلا . . نريد أن نصل الي صياغة معايير سليمة وجيدة لايشوبه العوار ) .1-3- كيف يمكن الوصول الي ذلك ( لو طبقنا علي موضوع ما . . نصل الي ذلك بأعداد ورقة تعبر عن المعايير المقترحة من جانب المجتمعين وترفع لاجتماع مديري الادارات لاقرار ماهو ايجابي من كافة الادارات . . أو قد يكون هناك أقتراح آخر فطريق الوصول للهدف ليس وحيدا .--1-4- بدء عملية التنفيذ ( أي أجراء عملية التنفيذ طبقا للمعايير الايجابية الصادرة من اجتماعات الادارات والتي تم أقرارها بأجتماع الادارة العامة والتي سبق التوجيه بضرورة أن يستند التنفيذ علي عناصر تقييم الاداء والمتضمنة تحقيق الأهداف وتوظيف المهارات ) .1-5- المتابعة والكنترول وتصحيح الأنحرافات البسيطة ( قد تحدث أخطاء وقد يكتشف أثناء الممارسة أن هناك أنحرافات . . لذا يجـــــــــب تصحيحها أولا بأول ) .2- بدلا من أجراء حوار متبادل بالاجتماعات يجري الحوار من طرف واحد ايا كان ، مدير الاجتماع أو المشاركين .3- عدم الخروج بنتيجة محددة وسليمة .4- أن تكون محل المناقشة بالاجتماع ليست علي المستوي المناسب للمجتمعين .5- أن لايحول الاجتماع الي قاعدة مصطبة أو مكلمة . . والفيصل هنا أحنا طلعنا بأيه من الاجتماع .
6- عدم دقة صياغة الموضوع تحت المناقشة ( أين نحن ) . 7- غياب الهدف والتوهان .8- الحفاظ علي الشكل ( مجرد الحضور دون المضمون ) .9- اللجوء ( للفبركة ) في أعداد محضر الاجتماع .10- عدم الاهتمام بمهارات ادارة الاجتماعات ( عدم ثقل المعرفة النظرية - عدم قراءة حالات ادارية ذات الصلة بالموضوع - عدم البحث في الانترنت علي أوراق ذات الصلة بالموضوع - . . . ) .11- عدم الانفتاح علي الآخر والانغلاق علي رؤي ذاتية .12- ممارسة الحوار والتواصل مع الآخر بعصبية وتشبث بالاراء الذاتية .13- عدم أدراك مغزي أننا نتعلم من ممارستنا ومن بعضنا .
)) تحسين نظام التقارير للقضاء علي بعض أخطاء الممارسة))))))))))))))))))))))
يؤدى التشوش فى بعض المفاهيم التالية الى اخطاء فى الممارسة---- مفهوم المشاركة مايزال مشوش لدي البعض
1-1- هناك مفاهيم أساسية يجب توضيحها حتي يمحي التشوش لدي البعض فالممارسة في ظل هذا التشوش ضارة وحدثت مشاكل
ومتكررة نتيجة هذا التشوش .المشاركة لاتتعارض مع دور الفرد .توسيع المشاركة باستدعاء المعنيين يدعم سلامة الوصول للهدف .الفرد له دور والمجموعة لها دور وكل منهما لايلغي الآخر .-------2- مفهوم فريق العمل مايزال مشوشا لدي البعض::- هناك مفاهيم أساسية يجب توضيحها خاصه بموضوع فريق العمل .----- سلامة وصحه المفهوم تؤدي الي ممارسة سليمة وسط المجموعة .- هدف فريق العمل تحقيق سلامة الوصول للهدف بتوظيف طاقات الافراد في ألاتجاه الصحيح .----3- عدم الالتزام باجراءات وخطوات العملية الادارية السليمة----التوصيف الدقيق ( أين نحن ) / الي أين نريد أن نصل ( الهدف ) / الطرق المختلفة للوصول اليه / أختبار أقصر الطرق من حيث الوقت والتكاليف / المتابعة والكنترول / تصحيح الانحرافات البسيطة / قياس النتائج بمعايير كميه .-----تلاحظ أنه عند التخطيط لازالة اعطال غير تقليدية أنه في بعض الحالات لاتطبق خطوات العملية الادارية الموصوفة بالبند السابق ولهذا قد تنشأ بعض المواقف الغير متوقعة والغير محسوبة قبلا ويجب تجنب هذا في اعمالنا بوجه عام بأخضاع العمليات للنظام والمنطق والترتيب وحسابات المخاطر والمشاركة وفريق العمل والادارة .-------عدم دقة التقارير----------القرارات هي عبارة عن عملية بروسيسنج للمعلومات وتقوم القرارات السليمة علي معلومات وتقارير سليمة وفي حالة عدم مراعاة دقــــــة التقارير يؤدي ذلك الي مشاكل أكبر لذا يجب الحرص الشديد والفائق في الدقة للمعلومات والتقارير . ------------5- الخلط بين مفهوم حرية الفرد وأخذ فرصه الممارسة بمفرده وبين أن أخطار الاداره بتقرير سليم وفي الميعاد المناسب سوف يضر بحريته هذه وحقيقة الامر أنه لايتعارض بل أن الادارة تدعم خد فرصتك كامله مع التصرف بمسئولية ومشاركة الآخرين ودقة التقارير والحـــــــرص الشديد .-----------6- قصور اساليب المتابعة والكنترول::::يجب أن ينتهي يوم عملنا المعتاد والكل مطمئن للموقف ويجب أن يساهم كل فرد منا في هذا الاطمئنان والسلامه - لذا يجب مراجعة اســــاليب الكنترول والمتابعة وتكون واضحة أمامنا حتي يمكن تطبيقها وكذلك الهدف منها واضح وهو ضمان السلامة والتحسين المستمر لادائنا ويجب تعميم الوسائل التي تتخذ في هذا الشأن .
(((((((((اخطاء فى ادارة الاتصالات)))))))))))))
- دروس مستفادة لادارة اداء العاملين طبقا لمفاهيم وأسس الادارة العلمية :
- المدير لايعمل طبقا للاهواء ( فهي قد تختلف أو تتعارض فيما بين الافراد ) ولكن يعمل طبقا لمفاهيم وأسس الادارة والعلمية تحديدا . . . وعلــي سبيل المثال هناك حالات جاءت أهواء البعض للتملص من الالتزام بوقت لاداء الاعمال ( وهذا طبقا لمفاهيم وأســـــــــس الادارة ) ترددت كلمة أن هناك ضغوط ونتج عن السير خلف هذه الاهواء عدم وجود نتائج ملموسة لهذه الاعمال . . . ولذا يجــــب الحذر من الادارة طبقـا للاهــواء ومراجعة ادارة الاداء لتحقيق النتائج من العملية الادارية .
- هناك حالات نزاعات وسلوكيات خاطئة من البعض نتيجة الفهم الخاطئ لموضوع التغذية العكسية . . فالتغذية العكسية هي وســـيلة كنترول ونظام والتزام لتدعيم أتخاذ القرار . . وهي ليست نزاع علي الحقوق ولاتلغي مستويات الاطلاع علي المعلومات ولاتلغـــــي الفارق بين أن يكون هناك رأي وبين تنفيذ ذلك الرأي فكل منهما له آلية لممارستة . . ابداء الرأي له ألية وتنفيذ الرأي له آليــــــــة أخري وتوفير المناخ الملائم لابداء الرأي يعني ممارسته بحرية والحرية تختلف عن الفوضي فالحرية التزام ونظام والفوضي خـلاف ذلك . . لذلك يجب العمل علي توضيح المفاهيم الصحيحة حتي نطلب من الناس ممارسات صحيحة ويجب علي الناس ايضا الحـــذر والعناية من أنه ربما أن نكون مخطيئن .
- تطبيق المبادئ السليمة لايجب أن يخل بالتنظيم للاعمال ولايجب أن تحل محلها العشوائية بمعني الايسمح بالعشوائية أو تبريرهـــــا بدعوي تطبيق مبدأ سليم . . وهذا توجيه سليم علي العموم بدون أبداء أمثلة حتي لايثير خلط في الاذهان وأن كانت هناك أمثلــــــة موجودة .
2- دروس مستفادة لادارة الاتصالات بفاعلية طبقا لمفاهيم وأسس الادارة العلمية :
هناك حالات تطول بها دائرة الاتصالات وبأسباب مختلفة ، منها عدم أجراء اتصال فعال مع الاطراف المعنية واستكمال حد المعرفـة اللازمة لنهو الموضوع علي الوجه الاكمل ويظل الموضوع دائرا ( رايح جاي ) دون تحقيق الهدف المطلوب وهو الاعداد الجيد قدر الامكان للموضوع .يؤدي ابداء تعليقات لامبرر لها ولاتخدم الموضوع الرئيسي اثناء الاجتماعات الي أحداث خلط في المعاني المقصودة من وراء ابداء مثل هذه التعليقات طبقا لحالة الافراد المشاركين في الاجتماع ومدي تقبلهم للتعليق من عدمه ويؤدي ذلك لحدوث مشاكل جانبيـــــة لامبرر لها وتطول دائرة الاتصال في معالجتها وطبقا لمفهوم ادارة الوقت وادارة الاتصالات يقتضي ذلك حظر ابداء تعليقات لامـبرر لها ولاتخدم الموضوع الرئيسي وعلينا جميعا أن نستفيد من الحوادث المشابهة " أليس من الافضل وبعد مانتج من أنشغال جانبــي وخلافات جانبية . . ألم يكن من الافضل عدم الخوض في هذا الاتجــــاه ومسك اللسان "
عمليات التحسين المطلوبة بداية بالامور البسيطة اليومية التي تصادفنا وأستخلاص دروس مستفادة منها تعمل علي تصحيح الانحرافـــــــات البسيطة ويجب ربط ممارساتنا بالاحداث العملية الجارية من حولنا والامور البسيطة هذه عبارة عن مظاهر لمشاكل جذرية يجب ادراكهــــــــا وتحليلها والعمل عليها ايضا .
